Tietosuojaseloste

Yleistä

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Suomen Autohuolto Oy (jäljempänä ”rekisterinpitäjä”) käsittelee asiakkaidensa ja muiden rekisteröityjen henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Päivitetty 8.11.2023

1. Rekisterinpitäjä
Suomen Autohuolto Oy (Y-tunnus: 2398831-4)
Osoite: Visiolinja 4, 90410 Oulu
Verkkosivusto: www.sah.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Juha Paso
Puh. 040 534 3555
Sähköposti: juha.paso@sah.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla GDPR 6 artiklan mukaisilla oikeusperusteilla:

  • Sopimuksen täytäntöönpano: Ajoneuvojen huolto-, korjaus- ja varaosapalveluiden toteuttaminen, tilausten hallinta sekä laskutus (Art. 6(1)(b)).
  • Lakisääteinen velvoite: Kirjanpitoon, verotukseen sekä ajoneuvoturvallisuuteen (esim. takaisinkutsukampanjat) liittyvät velvoitteet (Art. 6(1)(c)).
  • Oikeutettu etu: Asiakassuhteen hoitaminen, palveluiden kehittäminen, laadunvarmistus sekä suoramarkkinointi omille asiakkaille (Art. 6(1)(f)).
  • Suostumus: Sähköinen suoramarkkinointi (esim. uutiskirjeet, tarjousviestit), mikäli olette antaneet siihen erillisen suostumuksen (Art. 6(1)(a)).

4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin kerätään vain tarkoituksen kannalta välttämättömiä tietoja:

  • Perustiedot: Etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
  • Ajoneuvotiedot: Rekisterinumero, valmistenumero, huoltohistoria ja tekniset tiedot.
  • Asiakkuustiedot: Laskutustiedot, tilaushistoria, asiakaspalautteet ja viestintähistoria.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään yhteydenoton tai tilauksen yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan hankkia:

  • Viranomaisrekistereistä (esim. Traficomin liikenneasioiden rekisteri).
  • Automerkkien maahantuojien (esim. K-Auto Oy) ja muiden mahdollisten päämiesten järjestelmistä.
  • Rahoitusyhtiöiltä (mikäli kyseessä on luotolla tehtävä hankinta).
  • Kameravalvonta (Kameravalvonnan rekisteri muodostuu analogisen tai digitaalisen valvontakameran tallentamista tiedoista. Rekisterinpitäjä sijoittaa valvontakamerat valvonnan vuoksi tarpeelliseksi katsomiinsa paikkoihin.)

6. Tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

  • Maahantuojat ja autovalmistajat: Merkkihuoltoon liittyvien takuu- ja huoltotietojen välittäminen.
  • Yhteistyökumppanit: Rahoitusyhtiöt, katsastuspalvelut ja vakuutusyhtiöt (vahinkotapauksissa).
  • Viranomaiset: Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
  • Ulkoistetut palveluntarjoajat: IT-järjestelmien toimittajat ja markkinointikumppanit, jotka käsittelevät tietoja sopimuksen perusteella puolestamme.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

7. Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

  • Asiakastietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen takuu- ja virhevastuuaikojen mukaisesti.
  • Kirjanpitoaineistoa säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
  • Markkinointitietoja säilytetään, kunnes rekisteröity kieltää markkinoinnin tai pyytää tietojensa poistamista.
  • Kameravalvonnan rekisteritietoja säilytetään tallentimen kapasiteetista riippuen enintään yksi vuosi, ellei ole kameravalvonnan toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Epäillyssä rikostilanteissa rekisteriin tallentuneita tietoja säilytetään viranomaisia varten asian selvittämisen ajan.

8. Rekisterin suojaus
Kaikki henkilötiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Digitaalinen aineisto sijaitsee salatuissa järjestelmissä, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä työtehtävien hoitamiseksi (käyttäjätunnukset ja salasanat). Paperinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

9. Rekisteröidyn oikeudet
GDPR:n mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin: Voit tarkastaa itseäsi koskevat tiedot maksutta.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
  • Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Voit pyytää tietojesi poistamista, ellei lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) velvoita meitä säilyttämään niitä.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tai vastustamiseen: Voit vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin tai muuhun oikeutettuun etuun perustuvaan käsittelyyn.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit pyytää toimittamaan antamasi tiedot koneluettavassa muodossa.
  • Oikeus tehdä valitus: Mikäli katsot, että rikomme tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi).

Kaikki pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.